3 tips

Voor een mooie inspiratiecase gaan wij een jaar terug in de tijd. In opdracht van Raad & Daad organiseerde Omnivents/ Watergoed het MVGM festival op Evenementenlocatie Watergoed. Het MVGM Festival is een voorbeeld van hoe je op een ongedwongen manier je medewerkers samenbrengt. Informele kernwaarden sessies werden gecombineerd met een spraakmakend feest in festival sfeer. Voor dit type evenement werd de hele locatie van Watergoed ingezet. Maar wat zijn nou de belangrijkste tips voor het organiseren van zo een evenement in festivalstyle?

De juiste balans tussen inspanning en ontspanning

Belangrijk bij een festival is de ongedwongen sfeer. Zorg om die reden voor een programma met ‘vrije’ onderdelen. Natuurlijk kun je het evenement beginnen met een plenaire aftrap of een gezamenlijke afsluiting maar tussentijds moet er wat lucht in het programma zitten. Presenteer de gasten een aantal opties, net zoals bij het MVGM festival het geval was. De ene gast zit het liefst met collega’s even in de zon waar een andere collega liever het water op gaat om samen met collega’s sportief bezig te zijn.  Door de afwisseling van kennis, inspiratie en ontspanning zorg je ervoor dat iedereen actief en geboeid blijft. Het is bewezen dat informatie langer blijft hangen in een inspirerende omgeving dus maak hier gebruik van.  Extra tip:  zorg er wel voor dat de belangrijkste lezingen/seminars aan het begin van de dag gepland worden. Als er live muziek, lekker eten en veel andere activiteiten zijn willen de meeste bezoekers daar graag een kijkje nemen in plaats van nog een kennissessie bij te wonen.

Decoratie en branding

Voor de echte festivalsfeer is decoratie cruciaal. Bij Watergoed organiseren wij regelmatig evenementen waarbij de opdrachtgever in samenwerking met ons de locatie mag vormgeven. Want, hoe mooi de locatie ook mag zijn, als er te weinig decoratie is dan mist de eenheid in het geheel. Kies net zoals bij het MVGM festival voor een kleurschema dat overal in wordt doorgevoerd. Vraag ons een plattegrond te maken met jouw eigen branding, zo kunnen de gasten precies zien waar ze moeten zijn en wanneer. Vanaf het moment dat de gast bij onze locatie parkeert moeten zij zich op het festival wanen. Bij het MVGM Festival was overal gepersonaliseerde signing te vinden. Dit is een praktische en slimme wijze om eenheid te creëren en de bezoeker het festivalgevoel te geven.

Plan op tijd

Het ligt misschien voor de hand maar leg de datum van jouw evenement op tijd vast. Zodra de datum vastgelegd is kunnen wij ondersteunen bij de vormgeving van het programma. Doordat de afgelopen maanden evenementen zijn doorgeschoven vult, bij de meeste evenementenlocaties, de agenda al snel. Voor het MVGM festival werden bijvoorbeeld ook foodtrucks ingezet en er waren artiesten aanwezig en er stond een festivalwaardig podium, kijk wat bij jouw publiek past en vraag ons om deze partijen vast te leggen. Maak daarnaast gebruik van wat de locatie te bieden heeft, zo heeft Watergoed veel zaken in eigen beheer, te denken aan al het meubilair, catering plus toebehoren, vele activiteiten en ook deco objecten.

Meer informatie over deze eventcase:

Wat en hoe?

Aantal gasten:  500 personen
Duur: 12:00-21:00 uur

Programma:

• Centrale opening hoofdpodium
• Informele kernwaarden sessie
• Zweefmolen | silent disco | DJ
• Food & drinks festival
• Feestelijke afsluiting met band

“Wij horen vaak van onze opdrachtgevers dat ze hun medewerkers het gevoel willen geven een grote familie te zijn. Of je nou in Groningen of in Maastricht werkt – iedereen heeft dezelfde instelling, voelt zich verbonden met zijn werkgever en werkt niet met collega’s maar met vrienden. Merendeels van de week ben je immers op je werk te vinden. Het MVGM Festival is een voorbeeld van hoe je op een ongedwongen manier je medewerkers samenbrengt. Gegarandeerd een dag waar de medewerkers nog lang over na zullen praten.” Aldus Jolanda Slee, eventmanager bij Raad & Daad.

Watergoed werd volledig omgetoverd tot MVGM festivalterrein. Bij aankomst kon je er al niet meer omheen; je waande je direct op het MVGM festival. Er werd volledig in festivalsferen gedecoreerd. Borden werden overgeplakt met gepersonaliseerde signing, verspreid over het terrein wapperde de vele vlaggen in de wind en ook de tafelsetting werd niet overgeslagen.

Naast de bestaande binnenruimtes zijn er 3 tenten geplaatst voor de kernwaarden sessies. Voor het foodfestival zijn twee pleinen ingericht om de drukte per plein te verlichten. Bars stonden verspreid over de locatie. Het podium is aan de rand van het water geplaatst. Wanneer je tijdens het dansen langs het podium opkeek had je een prachtig weids uitzicht.

Naast het inhoudelijke gedeelte met de kernwaarden sessies was er ook vermaak in de vorm van een DJ bus waar je je uit kon leven of de zweefmolen om je met hoge snelheid in de rondte te laten draaien. Voor het extra vrolijke tintje werden zonnebrillen en lichtstaafjes uitgedeeld. Deze staafjes gaven extra sfeer op de dansvloer en terrassen terwijl de schemer intrad.

Na een groot en erg gezellig feest vertrok men gezamenlijk weer huiswaarts in de bussen die hen op stonden te wachten. Een geslaagd festival als resultaat.